Microsoft Teams Telephony brengt veel voordelen met zich mee, van verhoogde productiviteit tot lagere kosten en complexiteit. Maar, zoals bij elke nieuwe technologie, kan het een uitdaging zijn om uw werknemers deze verandering te laten begrijpen en volledig te omarmen.
Dus, hoe krijgt u uw medewerkers aan boord? Volg deze eenvoudige stappen om ervoor te zorgen dat Teams-telefonie met succes in uw bedrijf wordt ingevoerd.
Voorbereiding
Ten eerste, wees ervan bewust dat cloud-telefonie niet een onderwerp is waar iedereen in uw organisatie eerder van gehoord zal hebben. Simpel gezegd, cloud telefonie betekent het verplaatsen van uw on-premise telefoonsysteem uit het kantoor en naar de cloud. Deze onbekendheid met cloud-telefonie kan er instinctief toe leiden dat uw medewerkers in eerste instantie huiverig zijn.
Dus als u van plan bent over te stappen op telefonie in de cloud, wat zijn dan de belangrijkste manieren om de angst weg te nemen en een naadloze overstap te realiseren?
Ga uit van onwetendheid
Als u hebt besloten om over te stappen van een traditionele on-premise PBX-oplossing naar cloud-telefonie, is het waarschijnlijk dat u een goed begrip hebt van de technologie. Als het gaat om uw medewerkers, is het het beste om aan te nemen dat ze dat niet doen.
Gebruik duidelijke en eenvoudige taal wanneer u uitlegt hoe het Microsoft Teams telefoonsysteem werkt en vermijd waar mogelijk het gebruik van jargon. Spreek alleen in acroniemen als u bereid bent om het woord voor woord uit te leggen!
Vergeet niet dat u altijd extra context en informatie kunt geven als dat nodig is. Het is veel moeilijker om een publiek te ont-mystificeren als je hun interesse al verloren hebt.
Niveauer je informatie
Geef je overzicht van Teams Telephony rond het publiek waar je voor spreekt, vermijd een one-size-fits all uitleg.
Het niveau van de details die je geeft zal verschillen op basis van wie je spreekt. Verschillende afdelingen, zoals Finance of IT, zullen eerder genuanceerde details van de overstap willen weten. Terwijl de dagelijkse gebruikers van het Microsoft Phone System gewoon moeten weten hoe ze Microsoft Teams-telefonie moeten gebruiken als het eenmaal draait (onze stap-voor-stap handleiding voor het gebruik van Microsoft Phone System helpt daarbij)!
Roep om de voordelen
Win de harten en geesten van uw werknemers door te benadrukken hoe deze verandering hen ten goede zal komen en hun leven gemakkelijker zal maken.
Hier zijn enkele belangrijke voordelen om te benadrukken:
Thuiswerken: in deze nieuwe wereld van werken op afstand geeft cloud-telefonie uw werknemers meer flexibiliteit. Met Microsoft Teams-telefonie kunnen uw werknemers met Teams bellen en gebeld worden op elk compatibel apparaat, vanaf elke locatie. Ze kunnen verbonden blijven terwijl ze thuis werken, onderweg zijn of aan hot-desking doen.
Minder rommel op het bureau: er zijn geen bedrade bureautelefoons meer nodig, waardoor er minder rommel op het bureau is. Dit maakt hot desking ook gemakkelijker.
Voor degenen die liever een fysieke telefoon of headset hebben, is er een reeks telefoons die compatibel zijn met Microsofts telefoonsysteem.
Tijdsefficiënt: Microsoft Teams Telefonie kan de productiviteit van werknemers verbeteren. Microsoft heeft ontdekt dat hun telefoonsysteem werknemers gemiddeld 1,5 uur per week bespaart.
Hoe? Microsoft Teams Telephony koppelt met de reeds bestaande Office 365-accounts van gebruikers, waardoor er één uniform communicatiesysteem ontstaat. Externe telefoongesprekken kunnen worden gevoerd vanuit dezelfde Teams-interface die wordt gebruikt voor chatten, interne vergaderingen, het delen van bestanden en andere clouddiensten. Hierdoor is het minder vaak nodig om tussen verschillende accounts en logins te wisselen, waardoor uw medewerkers tijd overhouden om zich op belangrijkere taken te concentreren.
Implementatie
Uw cloudgebaseerde telefoonsysteem is volledig geïnstalleerd en nu moet u uw medewerkers laten zien hoe ze het moeten gebruiken. Waar begint u?
Gebruik visuele hulpmiddelen. Niemand onthoudt een demo woordelijk, dus geef ze een handleiding waar ze naar kunnen teruggrijpen. Dit zal tijd besparen, zowel aan uw kant als aan hun kant. Voel je vrij om onze Microsoft Teams Telephony gids te gebruiken of, onze Microsoft Teams Telephony User Experience Whitepaper, die dit allemaal voor je doet.
Klantondersteuning is altijd beschikbaar. Als u kiest voor Direct Routing boven de Calling Plans van Microsoft en werkt met een wereldwijde managed service provider, zoals LoopUp, hebt u toegang tot voortdurende 24/7 klantenondersteuning en een toegewijde accountvertegenwoordiger. LoopUp biedt altijd onboarding- en adoptiediensten als onderdeel van zijn volledig beheerde service.
Samenvatting
Migreren naar een Microsoft Teams-telefoonsysteem is eenvoudig als uw werknemers eenmaal begrijpen hoe dit hun dagelijkse leven positief zal beïnvloeden.
Dus de sleutel tot succes van de onboarding is om te beginnen met het naar voren brengen van een overtuigende visie van wat de technologie is en wat het gaat doen. Demonstreer hoe het zal passen in het ritme van hun werkdagen en help werknemers te begrijpen wat ze eraan hebben. Zal het hen tijd besparen? De productiviteit verhogen? Flexibel werken vergemakkelijken? Als het hun leven verbetert, zullen ze het sneller omarmen.
Als u nog vragen heeft over hoe u de adoptie van Microsoft Teams Cloud Telephony door uw werknemers kunt stimuleren, of als u meer begeleiding wilt, spreek dan met een van onze experts!
